ที่ปรึกษาทางธุรกิจส่วนใหญ่ยอมรับว่าการเอ้าท์ซอร์สงานที่ไม่ใช่หัวใจหลักของธุรกิจที่สำคัญที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้เป็นแนวคิดที่ชาญฉลาด การทำเงินเดือนก็เป็นหนึ่งในงานหรือกระบวนการแรกๆ ที่คุณควรจะเอ้าท์ซอร์สหรือว่าจ้างให้องค์กรภายนอกทำ เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจมากขึ้นว่าเพราะเหตุใดคุณควรจะเอ้าท์ซอร์สการทำเงินเดือน เราจะกล่าวถึงประโยชน์สิบอันดับต้นๆ ของการจ้างเอ้าท์ซอร์สทำเงินเดือน
1. ประหยัดเวลาและช่วยให้คุณมีเวลาไปมุ่งเน้นทำงานที่เป็นหัวใจหลักของธุรกิจคุณมากขึ้น
การทำจ่ายเงินเดือนพนักงานเอง บริษัทต้องลงทุนจ้างพนักงานทำเงินเดือน (HR หรือ Payroll Officer) และระบบนวนเงินเดือน (Payroll Software) เพื่อใช้ในการดูแลและจัดเก็บข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงาน คำนวนเงินค่าล่วงเวลา ค่าสวัสดิการอื่น ๆ นอกจากนี้ยังต้องทำการหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและนำส่งกรมสรรพากร ต้องขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่ ต้องแจ้งการเข้า-ออกของลูกจ้าง หรือการเลิกจ้างลูกจ้าง รวมถึงต้องนำส่งเงินสมทบให้สำนักงานประกันสังคม การจ่ายเงินชดเชยกรณีเลิกจ้างก็ต้องมีและอื่น ๆ อีกมากมาย ลองคิดดูว่าคุณจะต้องสูญเสียเวลามากแค่ไหนในการคำนวณและตรวจสอบ และคิดเป็นต้นทุนธุรกิจเท่าไหร่ แทนที่คุณจะเอาเวลาไปใช้ในการทำงานที่เป็นหัวใจหลักของธุรกิจคุณในส่วนที่ก่อให้เกิดรายได้ หรือ ส่วนที่สร้างผลกระทบเชิงบวกมากกว่า
2. ลดความเสี่ยงของการถูกปรับเนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อกฎหมาย
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหลายๆ คนไม่คุ้นเคยกับกฎหมายภาษีที่ซับซ้อนของประเทศไทย ถึงแม้ว่าจะสามารถรับผิดชอบค่าปรับต่อการรายงานที่ไม่ถูกต้องและไม่ทันกำหนดเวลา การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีอาจนำไปสู่การตรวจสอบและต้องเสียค่าปรับมากมาย แต่คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าวได้โดยการเอ้าท์ซอร์สหรือการจ้างองค์กรที่ให้บริการด้านบริหารจัดการทำบัญชีเงินเดือนโดยเฉพาะ
3. ลดข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน
ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่ได้ ผู้ให้บริการด้านบริหารจัดการบัญชีเงินเดือนจะมีความเชี่ยวชาญและมีประสบการณ์สูง และจะตรวจสอบงานอย่างละเอียดรอบครอบ โดยใช้โปรแกรมทำเงินเดือนและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะ ซึ่งสามารถช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนได้
4. เพิ่มความปลอดภัยด้านข้อมูล
ธุรกิจของคุณจะเสียหายเท่าไรหากข้อมูลบัญชีเงินเดือนเกิดการสูญหาย การโจรกรรม การดัดแปลงแก้ไขบันทึกข้อมูลและการยักยอกข้อมูลล้วนเป็นความเสี่ยงที่ทุกบริษัทต้องเผชิญ เนื่องจากการทำจ่ายเงินเดือนในบริษัทเองนั้นต้องมีแผนกหลายแผนกเข้ามาเกี่ยวข้อง รวมถึงฝ่ายไอที ทรัพยากรบุคคล และอื่น ๆ การรั่วไหลของข้อมูลภายในอาจทำให้เกิดปัญหาต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานไอทีอาจสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกจำกัดได้ เช่น เงินเดือนพนักงาน โบนัส สวัสดิการพิเศษ เป็นต้น
ผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์จะนำเสนอระบบสำรองข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์หลายๆ ที่ (Multiple Backup Servers) และลงทุนในซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดในการจัดเก็บและปกป้องข้อมูลของคุณ
5. ทำให้การเติบโตทางธุรกิจง่ายขึ้น
เมื่อบริษัทของคุณเติบโต หน้าที่การทำจ่ายเงินเดือนของคุณก็มีความต้องการมากขึ้นเรื่อย ๆ หากคุณต้องจัดการงานภายในองค์กรและยังต้องขยายแผนกธุรการเงินเดือน คุณอาจต้องจ้างพนักงานเต็มเวลาเพิ่ม (full-time staff) ซึ่งจะก่อให้เกิดต้นทุนธุรกิจไม่ผันแปร (fixed operating cost) การเอ้าท์ซอร์สหรือการจ้างองค์กรภายนอกที่ให้บริการด้านการจ่ายเงินเดือนจะช่วยลดความเสี่ยงทางการเงินให้กับธุรกิจของคุณได้ ไม่ว่าคุณต้องการเพิ่มขนาดและลดขนาดธุรกิจ ต้นทุนธุรกิจด้านการจัดทำเงินเดือนก็จะได้รับผลกระทบเพียงเล็กน้อยถึงน้อยมาก
6. ลดค่าใช้จ่ายการจ้างพนักงานทำเงินเดือน
หากคุณเป็น SME หรือ บริษัทขนาดใหญ่ มีโอกาสสูงที่คุณจะสามารถประหยัดเงินได้ด้วยการเอ้าท์ซอร์สหรือการจ้างองค์กรภายนอกบริหารจัดการเงินเดือนพนักงาน อันดับแรกคุณจะประหยัดเวลาทำงานไปได้อย่างมาก ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ดูแลลูกค้าและงานที่ก่อให้เกิดรายได้ นอกจากนี้ยังช่วยคุณลดความเสี่ยงในการถูกปรับเนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบและกฎหมาย และไม่ต้องเสียเวลาจัดตั้งและบริหารแผนกทำบัญชีเงินเดือน แล้วคุณจะประหลาดใจว่าการเอ้าท์ซอร์สสามารถช่วยคุณประหยัดได้มากแค่ไหน
7. เข้าถึงบริการที่หลากหลาย
นอกเหนือจากการคำนวณภาษีมาตรฐานและการบริหารบัญชีเงินเดือน บริษัทเอ้าท์ซอร์ส หรือ ผู้ให้บริการทำเงินเดือนบางรายยังให้บริการเสริมอย่างอื่นอีก เช่น งานบริหารสัญญาจ้าง HR ที่ปรึกษา การเข้าถึงสิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพต่าง ๆ กองทุนรวม ประกันสังคม ประกันสุขภาพกลุ่ม ประกันชีวิตกลุ่ม ที่ปรึกษากฎหมายแรงงาน การจ่ายเงินชดเชย และผู้ช่วยเสมือนหรือเลขาฯ ส่วนตัว
8. ควบคุมค่าใช้จ่ายของคุณได้มากขึ้น
โดยการเอ้าท์ซอร์สหรือการจ้างองค์กรภายนอกบริหารจัดการเงินเดือนแทนการทำเองในบริษัท คุณสามารถเปลี่ยนต้นทุนค่าจ้างพนักงานประจำแบบไม่ผันแปร (Fixed Cost) เป็นต้นทุนแบบผันแปร (Variable Cost) ได้ โดยที่คุณไม่ต้องมีภาระผูกมัดจาการจ้างพนักงานประจำ ซึ่งคุณต้องจ่ายทั้งเงินเดือนและผลประโยชน์พนักงานตามกฎหมาย นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มหรือลดค่าใช้จ่ายในช่วงเศรษฐกิจขาขึ้นและลงได้อย่างอิสระเสรี
9. อย่าเสี่ยงกับการสูญเสียผู้ชำนาญงานด้านบริหารจัดการเงินเดือนในบริษัท
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคนทำเงินเดือนของคุณไม่สบาย, ไปเที่ยวในวันหยุดยาว หรือกำลังยื่นไปลาออก?? คุณจะสูญเสียคนที่ชำนาญงานด้านนี้และต้องหาพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน ซึ่งอาจทำให้เสียทั้งเงินและเวลามาก กว่าจะได้คนมาทำงานแทนได้แบบคนที่คนสูญเสียไป การเอ้าท์ซอร์สหรือการจ้างองค์กรภายนอกให้จัดการบัญชีเงินเดือนจะมีทั้งผู้ชำนาญงานเกี่ยวกับการจัดทำเงินเดือนของบริษัทคุณ และผู้เชี่ยวชาญด้านกฎระเบียบของรัฐตลอด โดยที่คุณไม่ต้องกังวลว่าจะเสี่ยงต่อการสะดุดของการจ่ายเงินเดือนพนักงาน เพราะงานเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของบริการหลักของบริษัทเอ้าท์ซอร์สที่รับจัดทำเงินเดือนอยู่แล้ว
10. ทำให้การทำจ่ายเงินเดือนเป็นเรื่องไร้ความเครียด
เหนือสิ่งอื่นใดคุณไม่จำเป็นต้องจัดการกับงานใด ๆ เกินความจำเป็นเมื่อมาเริ่มต้นหรือดำเนินธุรกิจในประเทศไทยหากคุณเอ้าท์ซอร์สหรือว่าจ้างผู้ให้บริการจัดทำบัญชีเงินเดือน คุณก็สามารถลดค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลา ลดความเสี่ยงมากมาย และคุณก็จะมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะที่มีประสบการณ์คอยอยู่เคียงข้างคุณเสมอ – การเอ้าท์ซอร์สหรือการจ้างองค์กรภายนอกบริหารจัดการเงินเดือนก็เป็นทางออกที่ดีอย่างเห็นได้ชัด
ที่ Pinnacle X Outsourcing เรามีผู้เชี่ยวชาญที่สามารถจัดการการจ่ายเงินเดือนในนามบริษัทคุณ เพื่อช่วยคุณประหยัดทั้งงบประมาณและเวลา หากคุณต้องการทราบวิธีการเอ้าท์ซอร์สการบริหารจัดการเงินเดือน เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจของคุณ เพื่อลดความเสี่ยงของการถูกปรับเนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเพื่อให้คุณมีเวลากับงานในการทำธุรกิจหลักมากขึ้น ติดต่อเราได้ที่ อีเมล [email protected] หรือ คลิกตรงนี้
English version is available here – Top 10 Reasons for Businesses to Outsource Payroll Administration
Credit picture from Freepik
